Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

Hakan Gül
Hofherr-Schrantz-Gasse 2
1210 Wien, Österreich
E-Mail: info@liva.dev

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Ihre Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@liva.dev.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzer (Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO), zur Vertragserfüllung (lit b), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (lit c) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (lit f).

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitungen, für die wir selbst verantwortlich sind. Daten, die eine Firma in SoPasst über ihre Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter erfasst, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag dieser Firma; dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Verantwortlich ist in diesem Fall die jeweilige Firma.

Für den technischen Verbindungsaufbau verarbeitet der Hosting-Provider vorübergehend insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Ressource. SoPasst aktiviert im vorgeschalteten Webserver kein Zugriffsprotokoll. Anwendungsfehler werden nur mit technischen Angaben protokolliert (Art der Anfrage, aufgerufene Seite ohne Parameter, Fehlerart); IP-Adressen, Browserkennungen, Formulardaten und Freigabe-Links werden nicht in die Fehlerprotokolle übernommen.

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen zum Zweck der technischen Fehlerbehebung und der Sicherheit unserer Website (Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO).

SoPasst wird auf Servern eines Rechenzentrums- bzw. Hosting-Dienstleisters in der EU betrieben, der als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Die Anwendung, die Datenbank, die ausgestellten Belege und die Datensicherungen werden ausschließlich in der EU gespeichert. Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar, und die Daten jeder Firma sind von denen anderer Firmen getrennt.

Einzige Ausnahme vom Speicherort EU ist die Anmeldung mit Google, sofern SoPasst sie anbietet und Sie sich dafür entscheiden (Abschnitt 5); Ihre Geschäftsdaten werden dabei nicht an Google übermittelt.

Anbieter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden erst eingesetzt, nachdem die erforderlichen Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden. Bei Übermittlungen in Drittländer werden zusätzlich die Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO und geeignete Transfergarantien geprüft.

Folgende Dienste werden zur Bereitstellung von SoPasst eingesetzt:

• Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) — Transaktions-E-Mail (Rechnungsversand, Mahnungen).
• Stripe Payments Europe (Irland) — Abwicklung des SoPasst-Abonnements (Checkout, Kundenportal, Steuerberechnung). SoPasst erhält keine vollständigen Kartendaten.
• Mistral AI (Frankreich, EU-Region) — optionale Dokumentenerkennung und Erstellung überprüfbarer Textentwürfe. Die Funktion wird nur mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung, deaktivierter Modellschulung und bestätigter Zero-Data-Retention eingesetzt.
• Google (Google Ireland Limited, Irland; Google LLC, USA) — Anmeldung mit Google, sofern SoPasst sie anbietet. Eine Übermittlung findet nur statt, wenn Sie sich mit Google anmelden („Mit Google anmelden“); die Anmeldung erfolgt direkt bei Google. Wir erhalten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Bestätigung, dass Google diese Adresse verifiziert hat, und Ihr Profilbild. Besteht bereits ein SoPasst-Konto mit derselben, von Google bestätigten E-Mail-Adresse, wird die Google-Anmeldung mit diesem Konto verknüpft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Die Anmeldung per E-Mail-Link steht immer ohne Google zur Verfügung.
• Sentry EU (Deutschland) — Fehler- und Performance-Monitoring. Anfrage-, Benutzer- und Inhaltsdaten werden vor der Übertragung entfernt.
• Plausible Analytics (EU) — cookielose, aggregierte Reichweitenmessung ohne personenbezogene Profile.

Die aktuelle Subprozessor-Liste wird bei Änderungen auf dieser Seite aktualisiert. Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen kann bei info@liva.dev beantragt werden. Welche Unterauftragsverarbeiter für die Daten eingesetzt werden, die Firmen in SoPasst verarbeiten, steht in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrages.

SoPasst verarbeitet Unternehmensdaten (Firmenname, UID, Adresse, Bankverbindung) sowie Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Beträge, Empfängerdaten) zum Zweck der Fakturierung und Buchhaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit b und lit c DSGVO (Vertragserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungspflicht). Daten der Kunden und Geschäftspartner einer Firma verarbeiten wir dabei als Auftragsverarbeiter dieser Firma (Abschnitt 2).

Ausgestellte Rechnungen und sonstige ausgestellte Belege werden im Zeitpunkt der Ausstellung festgeschrieben: Inhalt und PDF werden mit einem Inhalts-Hash (Prüfsumme) gespeichert, an dem sich eine nachträgliche Veränderung erkennen lässt. Sie werden auf Servern in der EU mit regelmäßiger Datensicherung bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres nach dem Jahr der Ausstellung aufbewahrt. Diese Frist umfasst die allgemeine siebenjährige Aufbewahrungspflicht gemäß § 132 BAO; längere Fristen können insbesondere bei anhängigen Verfahren oder besonderen Sachverhalten (etwa Grundstücken) gelten.

Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden Löschbegehren durch Einschränkung der Verarbeitung umgesetzt und die betreffenden Daten erst nach Ablauf der einschlägigen Frist gelöscht.

Bei der Einrichtung Ihrer Firma speichern wir, welche Fassung der AGB und dieser Datenschutzerklärung Ihnen angezeigt und von Ihnen bestätigt wurde, den Zeitpunkt der Bestätigung, Ihre Bestätigung, als Unternehmer zu handeln, sowie einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert Ihrer IP-Adresse (nicht die IP-Adresse selbst). Zweck ist der Nachweis des Vertragsschlusses; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit b und lit f DSGVO. Löschen Sie Ihr Benutzerkonto, wird die Zuordnung zu Ihrer Person entfernt; der firmenbezogene Nachweis bleibt erhalten.

SoPasst kennzeichnet KI-gestützte Assistentenantworten und verwendet KI ausschließlich für überprüfbare Entwürfe und das Auslesen von Belegen. Preise, Umsatzsteuer, Summen und Rechnungsnummern werden nicht durch ein KI-Modell berechnet. Rechnungen, Nachrichten, Mahnungen, Zahlungen oder Änderungen an Kundendaten werden nicht ohne ausdrückliche Freigabe des Nutzers ausgeführt.

An Mistral wird nur der für die jeweilige Funktion erforderliche Inhalt übermittelt, und zwar an den EU-Standort des Anbieters. Wir nutzen keine Funktionen, bei denen Dateien oder Gesprächsverläufe beim Anbieter gespeichert werden. Ist die Erkennung unsicher, wird das Ergebnis zur manuellen Prüfung vorgelegt.

Bei einer vom Nutzer gestarteten Datenübernahme verarbeitet SoPasst die Exportdateien, die der Nutzer aus seinem bisherigen Programm (etwa KingBill oder sevDesk) oder als CSV-Datei hochlädt. Hochgeladene Dateien werden vor der Verarbeitung auf Schadsoftware geprüft. Die Daten werden zunächst geprüft und als Vorschau angezeigt. Eine Übernahme erfolgt erst nach ausdrücklicher Bestätigung.

WhatsApp-Kommunikation, Online-Zahlungslinks, SEPA-Lastschrift und Bankimport sind in der aktuellen Version von SoPasst nicht aktiv. Es werden daher keine Daten über die WhatsApp Cloud API (Meta Platforms Ireland), über Mollie oder über Bankschnittstellen verarbeitet. Vor einer Aktivierung wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO — soweit gesetzlich zulässig)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — zuständig: Österreichische Datenschutzbehörde

SoPasst verwendet technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sicherheit und die ausdrücklich gewählte Sprache. Es werden keine Marketing- oder Drittanbieter-Tracking-Cookies gesetzt.

Plausible misst Seitenaufrufe cookielos und aggregiert. Es werden keine personenbezogenen Nutzerprofile erstellt.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS)
• Anmeldung ohne Passwort über zeitlich begrenzte Anmeldelinks per E-Mail
• Optionale Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App; sie gilt auch für die Anmeldung mit Google, sofern diese angeboten wird
• Strikte Trennung der Daten jeder Firma: Auch die Datenbank selbst gibt nur die Daten der Firma heraus, in der Sie angemeldet sind
• Zugriffsrechte nach Benutzerrollen, die bei jedem Zugriff auf dem Server geprüft werden
• Zusätzliche Verschlüsselung besonders schutzbedürftiger Angaben, etwa Bankverbindungen und Steuerdaten
• Prüfprotokoll über wesentliche Vorgänge
• Regelmäßige Datensicherung
• Prüfung hochgeladener Dateien auf Schadsoftware

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, um Änderungen der Rechtslage, unserer Dienste oder der Subprozessoren widerzuspiegeln. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.